Politique relative aux données à caractère personnel

1. Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :

• Le « responsable du traitement » : désigne Europa Group ;
• Le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte d’Europa Group ;
• Les « personnes concernées » : désigne les clients et/ou les prospects des services proposés par Europa Group pour son propre compte ou pour le compte de tiers ;
• Les « services » : désigne notamment tout événement organisé ou sponsorisé par Europa Group, ou auquel Europa Group participe ; toute fourniture de prestation ou de produit.
• Un « événement » : désigne un salon, une conférence, un congrès, une formation, un séminaire, un webinar, etc, qu’il soit en réunion physique ou en virtuel ;
• Les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part d’Europa Group. Les destinataires des données peuvent être des salariés d’Europa Group ou des organismes extérieurs (tiers organisateurs d’événements, partenaires, exposants, établissements bancaires, autorités, etc.

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information d’Europa Group et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses clients et prospects au regard du traitement de leurs données à caractère personnel pour l’ensemble des services fournis par Europa Group.

3. Portée

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects.

Europa Group met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont Europa Group est responsable et ne vise donc pas les traitements qui seraient créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées d’Europa Group (traitements dit « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par Europa Group ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par Europa Group.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer entre Europa Group et les clients et prospects.

4. Pourquoi traitons-nous vos données ?

Aucun traitement de données à caractère personnel de clients et prospects n’est mis en œuvre chez Europa Group s’il ne porte pas sur des données collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Europa Group traite vos données principalement pour l’organisation de ses évènements et pour la fourniture de produits et services.

Selon les cas, les finalités qu’elle poursuit sont les suivantes :

• Promotion de ses événements et d’événements similaires ;
• Prospection commerciale ;
• Animation de communautés (usagers, membres, clients) ;
• Création et gestion des espaces personnels sur les sites internet et les applications en lien avec les événements ;
• Gestion de l’inscription et de la participation à un événement ;
• Gestion des candidatures à un fonds de participation pour un événement ;
• Gestion des contributions au programme des événements ;
• Gestion des accès et traçabilité dans les sites accueillant les événements et les différents espaces dédiés ;
• Gestion des attestations de présence et de certificats divers, de lettres d’invitation ;
• Gestion de l’achat ou de la souscription de produits et services autres en ligne ;
• Déclarations légales aux autorités des pays accueillant les événements ou des pays d’origine des participants aux événements (selon nécessité) ;
• Amélioration des services et enquêtes de satisfaction ;
• Statistiques ;
• Gestion des droits et réclamations ;
• Gestion des demandes de désinscription et de désabonnement ;
• Gestion des paiements et des recouvrements de créances lorsque cela est nécessaire.

Cette liste se veut aussi exhaustive que possible, toute nouvelle finalité, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et prospects par une modification de la présente politique.

5. Les différents fondements de traitement de vos données

6. Types de données collectées

Données non techniques (selon les cas d'usage) 

• Identification (nom, prénom, pseudo, …) 
• Coordonnées (adresse email et/ou postale)
• Photo, lorsque vous nous accordez ce droit
• Vie professionnelle (profession, fonction, spécialité, etc)
• Données bancaires, si nécessaire (en cas de remboursement, par exemple)
• Images vidéo (congrès filmés, vidéosurveillance)

Données techniques (selon les cas d'usage)

• Données d’identification (IP)
• Données de connexion (logs notamment)
• Données d’acceptation (clic)
• Données de localisation
• Données de traçabilité (accès aux salles de conférence)

7. Origines des données

Les données relatives à nos clients ou prospects (primaires ou autres) sont généralement collectées directement auprès d’eux.

La collecte peut aussi être indirecte, via des tiers : 

• via les organisateurs d’événements (fichiers adhérents, prospects, participants, utilisateurs de sites web, etc) ;
• via les partenaires et fournisseurs d’Europa Group intervenant dans le cadre de l’organisation et la tenue des évènements ;
• via les employeurs des personnes concernées ;
• via des actions de parrainage ;
• via des entreprises spécialisées dans la vente ou la location de base de données ;

• via les organisateurs d’événements (fichiers adhérents, prospects, participants, utilisateurs de sites web, etc) ;
• via les partenaires et fournisseurs d’Europa Group intervenant dans le cadre de l’organisation et la tenue des évènements ;
• via les employeurs des personnes concernées ;
• via des actions de parrainage ;
• via des entreprises spécialisées dans la vente ou la location de base de données ;

Dans ce cas, Europa Group s’assurera que les tiers, organisations ou personnes morales sont en conformité avec le RGPD et que les personnes concernées sont informées de notre politique de gestion des données à caractère personnel.

Cookies : voir notre politique de gestion des cookies

8. Destinataires des données – habilitation & traçabilité

Les données collectées par Europa Group peuvent être partagées en totalité ou partiellement selon la finalité.

Destinataires internes

• le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
• le personnel habilité des services chargés des procédures internes du contrôle ;

Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects au sein d’Europa Group sont soumis à une obligation de confidentialité. 

Europa Group décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Destinataires externes 

• l’organisateur de l’événement  ;
• les sous-traitants d’Europa Group;
• les filiales d’Europa Group ;
• les exposants et partenaires des événements dans certains cas (exemples : visite sur leur stand, participation à une session promotionnelle ou sponsorisée, etc)
• les autorités des pays accueillant le congrès ou des pays d’origine des participants, dans le cadre de l’application de dispositions légales ;
• les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, notamment dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
• l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique ;
• le personnel externe habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, par exemple).

Europa Group n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à les connaître. Dans ce cas, Europa Group n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

9. Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par Europa Group au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et qu’Europa Group n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

10. Droit de confirmation et droit d’accès

Les clients et prospects disposent d’un droit de demander à Europa Group la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées. 

Les clients et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

• la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
• être formulée par écrit à l’adresse suivante : Me Eric Barbry - 40 rue de Courcelles, 75008 Paris, tel 01 44 82 43 00 ou à l’adresse e-mail data.officer@europa-group.com

Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès d’Europa Group Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Europa Group pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.

Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire. 

Les clients et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. 

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

11. Mise à jour – actualisation et rectification

Europa Group s’engage à satisfaire aux demandes de mise à jour :

• automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
• sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

12. Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale. 

En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
• la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Europa Group et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
• les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

13. Droit à la limitation

Les clients et prospects sont informés de ce que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par Europa Group est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

14. Droit à la portabilité

Europa Group fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les clients ou les prospects eux même, sur des services en ligne proposés par Europa Group elle-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

15. Décision individuelle automatisée

Europa Group ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

16. Droit post mortem

Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse data.officer@europa-group.com ou par courrier postal à l’adresse suivante Me Eric Barbry pour EUROPA GROUP- 40 rue de Courcelles, 75008 Paris, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

17. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les clients et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. 

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, Europa Group explique aux clients et prospects les conséquences d’une absence de réponse.

18. Droit d’usage

Europa Group se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus. 

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse d’Europa Group autrement appelées « les données enrichies », demeurent la propriété exclusive d’Europa Group (analyse d’usage, statistiques, etc.).

19. Sous-traitance

Europa Group informe ses clients et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, Europa Group s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD. 

Europa Group s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, Europa Group se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

20. Sécurité

Il appartient à Europa Group de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la23 destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

• gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
• l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

21. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Europa Group s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD. 

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, Europa Group

• en avisera les clients et prospects concernés ;
• communiquera aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.

22. Registre des traitements

Europa Group en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par Europa Group, en tant que responsable du traitement.

Europa Group s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

23. Délégué à la Protection des Données

Europa Group a désigné un délégué à la protection des données.

Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :

Nom : Maître Eric Barbry, Cabinet Racine avocats ;

Adresse e-mail : data.officer@europa-group.com;

Tél : 01 44 82 43 00.

En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, Europa Group saisira préalablement le délégué à la protection des données.

Si les clients et prospects souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et prospects pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

24. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : 

• CNIL – Service des plaintes
• 3 Place de Fontenoy
• TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
• Tél : 01 53 73 22 22

25. Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des salariés par tout moyen défini par Europa Group, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

26. Pour plus d'informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants data.officer@europa-group.com

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.